V některých případech bude uvedení osobních údajů nezbytné. Například při uzavírání smluv je třeba druhou smluvní stranu náležitě identifikovat. Při nahlížení do zápisu platí, že je k dispozici jeho kompletní, autentická verze včetně těchto údajů, a odpovědnost za jejich případné neoprávněné zpřístupnění bude ležet na osobě, která údaje získané při nahlédnutí dále neoprávněně zpřístupnila. Jiná situace nastává, pokud obec zápisy ze zasedání zastupitelstva obce dobrovolně zveřejňuje na úřední desce, příp. na Internetu, tj. předem neomezenému okruhu osob. Zde je naopak zásadně nezbytné osobní údaje anonymizovat (ledaže by šlo o informace, k nimž má mít dle zákona přístup každý – např. na základě žádosti o informace dle zákona o svobodném přístupu k informacím).